Le Secrétariat administratif est le centre de l’administration de l’UINL. Son siège est établi à Rome.
Le fonctionnement du Secrétariat Administratif est assuré à la fois par une contribution du notariat du lieu où il a son siège et par une allocation de l’UINL.
Le Secrétariat Administratif a pour mission principale la préparation et le suivi des dossiers en coordination avec le Président, le Secrétaire et le conseiller responsable, de même que la tenue de la comptabilité de l’UINL et la gestion de ses finances.
Il collabore avec le Secrétaire de l’UINL à la tenue des sessions de l’Assemblée, du Conseil Général et du Conseil de Direction ainsi qu’à la rédaction des procès-verbaux desdites sessions.
Est également du ressort du Secrétariat Administratif l’administration courante des affaires de l’UINL.
Le Secrétariat Administratif exécute par ailleurs tous les travaux qui lui sont confiés par le Président de l’UINL. L’accomplissement de toute autre tâche requiert l’autorisation expresse de ce dernier ou, à défaut, du conseiller responsable du Secrétariat Administratif.
Le Secrétariat Administratif gère les archives de l’UINL y compris, par délégation à un responsable local, celles des anciens Secrétariats permanents.
Le Conseil de Direction désigne un de ses membres résidant dans le pays du siège du Secrétariat Administratif comme responsable de ce dernier.
La conduite du Secrétariat Administratif est assumée par un(e) directeur (rice) avec la collaboration du personnel qualifié nécessaire pour accomplir ses tâches.
Un Service d’Information et de Presse est rattaché au Secrétariat administratif sous l’autorité directe du Président de l’UINL. Il a pour mission de réunir et de sélectionner sous le contrôle dudit Président ou de son délégué toutes les informations relatives à l’activité notariale et à celle de l’UINL en provenance des institutions et commissions de l’UINL ainsi que des notariats membres. Ce service les diffuse par tous moyens et notamment par un Bulletin.
Pour autant que de besoin, un règlement particulier élaboré sous l’autorité du Conseil de Direction détaillera les tâches spécifiques à remplir par le Secrétariat Administratif.